Перенос 1С в облако: подготовка, тест и чек-лист

Технически перенести базу 1С на другой сервер несложно: выгрузили, загрузили, открыли. Сложности начинаются в первый рабочий день, когда выясняется, что банковская выписка не загружается, потому что 1С ищет её в папке на старом компьютере, обмен с сайтом молчит, а обработка для печати ценников осталась на рабочем столе у кладовщика.

Почти все такие проблемы можно найти заранее. Ниже — порядок, в котором стоит готовиться к переезду: инвентаризация, тестовый перенос, финальный перенос, первые дни и план отката. В конце — чек-лист, который можно распечатать и пройти по пунктам.

Шаг 1. Инвентаризация: что у вас есть на самом деле

Самый важный и самый скучный этап. Цель — составить список всего, что связано с 1С, а не только самих баз. Лучше делать это вместе: главный бухгалтер знает, какие обмены и отчёты используются, а тот, кто обслуживает компьютеры, — где что лежит и как запускается.

Базы и конфигурации

Список баз. Откройте окно запуска 1С на нескольких компьютерах и перепишите все базы. Часто их больше, чем кажется: рабочая, архивная за прошлые годы, копия «для экспериментов», отдельная база по зарплате, база второго юрлица. Решите, какие переезжают, а какие можно оставить в архиве.

Вариант работы. Файловая база — это папка с файлом 1Cv8.1CD, клиент-серверная — подключение к серверу 1С. Для каждой базы запишите путь или имя сервера и размер. Если вы не уверены, какой вариант лучше для вас после переезда, почитайте статью «Файловая или клиент-серверная 1С».

Конфигурация и версии. В меню «Справка» → «О программе» видно название конфигурации, её версию и версию платформы 1С. Запишите все три — от этого зависит, на какой версии платформы будет работать база в облаке.

Типовая или доработанная. Доработанную конфигурацию нужно проверять на тесте внимательнее, а обновлять — осторожнее. Если не знаете ответа, спросите у того, кто сопровождает вашу 1С. В конфигураторе это видно в меню «Конфигурация» → «Поддержка» → «Настройка поддержки»: если включена возможность изменений, конфигурацию, скорее всего, дорабатывали. Отдельно проверьте, есть ли подключённые расширения конфигурации.

Присоединённые файлы. Если в базе хранятся сканы договоров, фотографии товаров и другие файлы, проверьте, где они лежат. Многие конфигурации умеют хранить их не в самой базе, а в томах на диске — тогда эти папки нужно переносить отдельно, в выгрузку базы они не попадут.

Пользователи и доступ

Кто работает в базе. Список пользователей 1С с их правами можно посмотреть в конфигураторе («Администрирование» → «Пользователи») или в режиме предприятия в разделе администрирования. Заодно удалите или отключите уволенных сотрудников.

Как входят. Если пользователи входят в 1С без пароля через аутентификацию Windows, на новом сервере это придётся настроить заново: учётные записи Windows там будут другими.

Кто и откуда будет подключаться. Кто сидит в офисе, кто из дома, кто с ноутбука в разъездах, кому нужен полноценный удалённый рабочий стол, а кому хватит браузера. Это влияет на выбор тарифа и способа доступа: сравнение вариантов — в статье «Удалённый доступ к 1С».

Обмены и связи с внешним миром

Это главный источник сюрпризов. Перепишите каждую связь 1С с чем-либо снаружи:

обмен с сайтом или интернет-магазином — как настроен и по какому адресу;
банк — прямой обмен с банком из 1С или выгрузка и загрузка файлов через клиент-банк; в каких папках лежат эти файлы;
обмен с другими базами — например, между торговой и бухгалтерской, между головной компанией и филиалом; через какие каталоги или адреса он идёт;
электронные счета-фактуры и отчётность — как подписываются и отправляются, через какие программы;
загрузка из Excel и других файлов — прайсы поставщиков, выгрузки маркетплейсов, табели.

Для каждого пункта важен вопрос «где лежат файлы и кто их туда кладёт». После переезда пути изменятся, и настройки обменов придётся поправить.

Регламентные задания

Загрузка курсов валют, автоматические обмены, рассылки отчётов, отправка документов. Посмотреть их можно в разделе администрирования конфигурации или через «Все функции». Запишите, какие задания включены и как часто должны срабатывать. Учтите, что в файловой базе регламентные задания выполняются, только пока кто-то работает в базе, а на сервере схема может быть другой — после переезда их обязательно нужно проверить.

Внешние обработки и отчёты

Файлы .epf и .erf, которые открывают через «Файл» → «Открыть», часто лежат на рабочих столах и в «Загрузках» у отдельных сотрудников. Пройдитесь по компьютерам и соберите их в одну папку. Обработки, подключённые в базе как дополнительные, переедут вместе с базой, но их тоже стоит включить в список проверки.

Оборудование

Принтеры (особенно если печатают на разные принтеры разные документы), принтеры этикеток, сканеры штрихкодов, весы, фискальные регистраторы и ККМ, терминалы сбора данных. По каждому устройству запишите модель и как оно подключено. Не всё оборудование одинаково легко работает с облачной 1С, подробно об этом — в статье «Печать и оборудование в облачной 1С».

ЭЦП

Где хранятся ключи ЭЦП, которыми подписываются счета-фактуры, отчётность и банковские документы, на каких компьютерах установлены программы для подписи и кто ими пользуется. Подпись почти всегда остаётся на компьютере пользователя, поэтому на тесте нужно отдельно проверить каждый сценарий, где 1С что-то подписывает или отправляет.

Лицензии 1С

Выясните, какие у вас лицензии: программные или аппаратные (USB-ключ). Программные лицензии привязаны к параметрам компьютера, на котором активированы, и на новом сервере их потребуется активировать заново. Для этого найдите комплект с пин-кодами, включая резервные, и проверьте, что они не израсходованы. Аппаратный USB-ключ в облаке использовать сложнее, это лучше обсудить заранее. Если своих лицензий нет или их неудобно переносить, можно использовать лицензии провайдера.

Шаг 2. Выберите дату

Не планируйте финальный перенос на последние дни месяца, на закрытие квартала и на неделю сдачи отчётности. Лучшее время — начало месяца, когда предыдущий уже закрыт, а до следующих сроков есть запас. Тестовый перенос стоит сделать за одну-две недели до финального, чтобы успеть исправить найденное.

Шаг 3. Тестовый перенос

Тестовый перенос — это копия базы, развёрнутая на новом сервере, в которой можно делать что угодно, не боясь испортить данные. Рабочая база в это время продолжает работать как обычно.

Копию обычно делают выгрузкой в файл .dt из конфигуратора («Администрирование» → «Выгрузить информационную базу»). Для выгрузки все пользователи должны выйти из базы, поэтому её делают в обед или после работы.

Важная предосторожность. Тестовая копия ничего не знает о том, что она тестовая. Если в ней включены обмены, она может отправить данные на сайт, в банк или в другую базу, и вы получите задвоенные документы. Многие современные конфигурации при запуске на новом месте сами предупреждают, что база перемещена, и предлагают заблокировать работу с внешними ресурсами — соглашайтесь. Если такого предупреждения нет, отключите обмены в тестовой копии вручную, а сами обмены проверяйте осторожно и по договорённости с тем, кто отвечает за вторую сторону.

Что проверить на тесте

Открытие и вход. Каждый пользователь заходит под своим именем, видит свои разделы, права не перепутаны.

Проведение. Проведите несколько типичных документов: реализацию, поступление, платёжное поручение, кассовый ордер, документ по зарплате — то, с чем работаете каждый день.

Отчёты. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и несколько привычных отчётов на одну и ту же дату в старой базе и в облачной. Цифры должны совпасть до тенге — это лучшее доказательство, что база перенеслась целиком.

Печать. Счёт, накладную, счёт-фактуру, ценники и этикетки — на тех принтерах, на которых вы их печатаете на самом деле, а не «на каком-нибудь».

Обмены и загрузки. Загрузка банковской выписки, выгрузка платёжек, обмен с сайтом и другими базами, загрузка из Excel.

Внешние обработки. Откройте каждую из собранных обработок и выполните её хотя бы раз.

Подпись и отправка. Каждый сценарий с ЭЦП.

Скорость. Пусть несколько человек одновременно поработают в тестовой базе в обычное рабочее время. Тяжёлые отчёты и закрытие месяца на тестовой копии — тоже хороший замер.

Всё, что не заработало, записывайте в один общий список. К финальному переносу в нём не должно остаться критичных пунктов.

Шаг 4. Финальный перенос

Его делают вечером или в выходные, чтобы утром все начали работать уже в облаке.

Договоритесь о времени «заморозки». Например, в пятницу после 18:00 в базе никто не работает. Предупредите всех заранее, включая тех, кто обычно засиживается допоздна или заходит из дома.
Убедитесь, что все вышли, и сделайте свежую копию старой базы — она станет вашей страховкой.
Перенесите актуальную базу на новый сервер, вместе с томами присоединённых файлов, если они есть.
Поправьте настройки обменов и путей, включите регламентные задания, активируйте лицензии.
Закройте старую базу от случайной работы. Уберите старые ярлыки или переименуйте папку с базой, чтобы никто по привычке не завёл документы в старую базу. Это одна из самых частых проблем первых дней.
Не удаляйте старую базу. Пусть она полежит хотя бы месяц.

Шаг 5. Первые дни после переезда

Первые несколько дней стоит считать продолжением теста, только уже на живых данных.

Утром первого дня пусть кто-то, кто разбирается в задаче, будет на связи с сотрудниками и собирает вопросы.
Проверьте, что регламентные задания и обмены отработали: курсы загружены, заказы с сайта пришли, данные в другие базы ушли.
Загрузите первую выписку, проведите первый платёж, распечатайте первые документы на реальном оборудовании.
Посмотрите, как база ведёт себя в утренний пик, когда все заходят одновременно.
Убедитесь, что резервная копия облачной базы сделана и вы видите её — у нас это можно проверить в личном кабинете.
Удалите со всех компьютеров ярлыки старой базы и, если работаете через удалённый рабочий стол, проверьте, что пароли у сотрудников надёжные.

Как откатиться, если что-то пошло не так

План отката стоит продумать до переезда, а не в момент проблемы.

Пока не начали работать в облаке. Если при финальном переносе что-то пошло не по плану, просто продолжайте работать в старой базе: она цела, вы её не удаляли. Перенос можно повторить в другой день.

Когда уже работаете в облаке. Если всплыла серьёзная проблема, которую не удаётся решить быстро, базу можно вернуть обратно тем же способом: выгрузить из облака в файл .dt и загрузить на старый сервер. Важно возвращать именно актуальную облачную базу, а не старую копию, иначе потеряются документы, введённые после переезда.

Заранее определите критерии. Что для вас настолько критично, что требует отката, а что можно терпеть пару дней, пока решается. Например: «не проводятся документы» — откат, «медленно печатает этикетки» — решаем на месте.

Как переезд устроен у нас

Мы берём техническую часть на себя: перенос базы и настройка пользователей бесплатные, сам перенос — до суток с момента обращения. Первые 30 дней работы бесплатные, и это хорошее время, чтобы пройти и тест, и первые недели работы, включая закрытие месяца. Если за это время станет понятно, что облако вам не подходит, база остаётся вашей и выгружается в любой момент. Подробнее о том, как устроена аренда, — в статье «Аренда сервера 1С: как это работает и кому подходит», оставить заявку можно здесь.

Чек-лист переноса 1С в облако

Инвентаризация

Составлен список всех баз, решено, какие переезжают
Для каждой базы записаны вариант работы (файловая или клиент-серверная), путь и размер
Записаны конфигурация, её версия и версия платформы
Известно, типовая конфигурация или доработанная, есть ли расширения
Проверено, хранятся ли присоединённые файлы в томах на диске
Составлен список пользователей с правами, лишние отключены
Известно, кто и откуда будет подключаться и каким способом
Перечислены все обмены: сайт, банк, другие базы, ЭСФ и отчётность, загрузки из файлов
Записаны регламентные задания и их расписание
Собраны в одну папку все внешние обработки и отчёты
Составлен список оборудования с моделями
Известно, где хранятся ключи ЭЦП и какие программы нужны для подписи
Найдены пин-коды лицензий 1С, включая резервные, или решено использовать лицензии провайдера

Тестовый перенос

Дата переезда выбрана вне сроков отчётности и закрытия периода
Тестовая копия развёрнута, обмены в ней заблокированы
Каждый пользователь вошёл и проверил свои права
Типовые документы проводятся
Оборотно-сальдовая ведомость совпадает со старой базой
Документы, ценники и этикетки печатаются на реальных принтерах
Обмены, загрузка выписок и файлов работают
Все внешние обработки открываются и выполняются
Подпись ЭЦП работает во всех сценариях
Скорость проверена при одновременной работе нескольких человек
В списке проблем не осталось критичных пунктов

Финальный перенос и первые дни

Все предупреждены о времени, когда работа в старой базе прекращается
Сделана свежая копия старой базы
Актуальная база перенесена, обмены и регламентные задания настроены, лицензии активированы
Старая база закрыта от случайной работы, но не удалена
Проверены обмены, выписки и печать на живых данных
Проверена работа в утренний пик
Резервная копия облачной базы сделана и доступна
Старые ярлыки удалены со всех компьютеров
Определены критерии и порядок отката

Частые вопросы

Сколько времени занимает перенос 1С в облако?

Сам перенос базы обычно занимает от нескольких часов до суток, в зависимости от её размера и числа обменов. Подготовка — инвентаризация и тестовый перенос — разумно растянуть на одну-две недели, чтобы спокойно проверить всё, с чем работают сотрудники.

Придётся ли останавливать работу на время переноса?

Только на время финального переноса, и его обычно делают вечером или в выходные. Сотрудники заканчивают работу в старой базе, а на следующий рабочий день начинают уже в облаке. Тестовый перенос делается на копии и работе не мешает, кроме короткого момента выгрузки, когда все должны выйти из базы.

Что будет с лицензиями 1С при переносе в облако?

Программные лицензии 1С привязаны к оборудованию, поэтому на новом сервере их нужно активировать заново с помощью пин-кодов из комплекта, включая резервные. Аппаратный USB-ключ в облаке использовать сложнее. Если своих лицензий нет или переносить их неудобно, можно использовать лицензии провайдера.

Можно ли вернуть базу из облака обратно?

Да. База остаётся вашей: её можно в любой момент выгрузить в файл .dt и загрузить на свой сервер или к другому провайдеру. Если возвращаетесь после того, как уже поработали в облаке, переносите именно облачную базу, иначе потеряете документы, введённые после переезда.